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EWS 1993, 208
 
Transparenz in der Gemeinschaft
EWS vom 04.07.1993
Von der Kommission vorgelegt am 2. Juni 1993 (ABl. C 166 vom 17. 6. 1993 S. 4 ff.)1. EinleitungIm Vertrag über die Europäische Union sowie in der Erklärung des Europäischen Rates von Birmingham und den Schlußfolgerungen des Europäischen Rates von Edinburgh wiesen die Staats- und Regierungschefs eindringlich auf die Notwendigkeit einer bürgernahen Gemeinschaft hin.Daher müssen die Voraussetzungen für eine fundierte öffentliche Debatte über die Gemeinschaft und ihre Zukunft geschaffen werden. Die Kommission hat in diesem Sinne mehrere Initiativen ergriffen.Ziel dieser Mitteilung ist es, den Stand der Durchführung der einschlägigen Maßnahmen zu bestimmen. Sie zeigt, daß in kurzer Zeit schon wesentliche Fortschritte erzielt wurden, und vermittelt ein Bild von den bei der Kommission bereits eingeleiteten Arbeiten.Ein weiteres Ziel ist es, in Verbindung mit den im Mai abgeschlossenen Arbeiten detailliertere Voraussetzungen für die Gewährung des Zugangs zu den im Besitz der Organe befindlichen Akten vorzuschlagen, die die Grundlage für die späteren Diskussionen bilden können. Diese Mitteilung ist somit die vollständige Antwort der Kommission auf die Maastrichter Erklärung, die einen Bericht über Maßnahmen zur Verbesserung des Zugangs der Öffentlichkeit zur Arbeit der Organe forderte.Diese Mitteilung zeigt ferner weitere Maßnahmen der Kommission auf, um die Beziehungen zur breiten Öffentlichkeit zu verbessern, wie im Arbeitsprogramm 1993/94 angekündigt worden war. Die übrigen Gemeinschaftsorgane sowie die nationalen, regionalen und lokalen Behörden und Nichtregierungsorganisationen werden aufgefordert, zur Erreichung dieser Ziele beizutragen.Nach Auffassung der Kommission ist ihre Informations- und Kommunikationspolitik eng mit der Verwirklichung der Transparenz verbunden. Die künftige Gestaltung dieser Politik wird demnächst in einer gesonderten Mitteilung näher erläutert.2. Gegenwärtiger StandDie Kommission praktiziert schon seit langem eine Politik der offenen Tür. Sie ist immer für Anregungen seitens der Bürger aufgeschlossen gewesen. Diese Haltung entspricht der Überzeugung, daß dieser Prozeß grundlegend für die Entwicklung gesunder und tragfähiger Politiken ist. Die Kommission beabsichtigt, wie sie in ihrer Mitteilung über eine verstärkte Transparenz(1)ABl. Nr. C 63 vom 5. 3. 1993 S. 8. angekündigt hat, diese Politik noch weiter auszudehnen. Zu diesem Zweck hat sie bereits eine Reihe von Maßnahmen ergriffen. In einer gleichzeitig verabschiedeten Mitteilung erläuterte die Kommission ihr Konzept für einen offenen und strukturierten Dialog mit den Interessengruppen.Die in den beiden Mitteilungen angekündigten Maßnahmen werden zur Zeit in die Tat umgesetzt. Einige Aktionen sind bereits durchgeführt worden. So wurden im Legislativprogramm für 1993 diejenigen Vorschläge gekennzeichnet, denen eine umfassende Konsultation vorausgehen soll. Darüber hinaus wurde eine Liste von Themen veröffentlicht, über die 1993 Grün- bzw. Weißbücher ausgearbeitet werden. Es wurde ein Programm für die Konsolidierung des Gemeinschaftsrechts in verschiedenen Bereichen angekündigt. Daneben wurden Vorkehrungen getroffen, damit das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften rasch und effizient konsolidierte Rechtsvorschriften zur Verfügung stellen kann. Es wurden Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, daß das Personal der Kommission sich der Notwendigkeit einer größeren Transparenz bewußt ist. Mehrere Einzelheiten über die beträchtlichen Fortschritte, die erzielt wurden, finden sich in Anhang I.Das »Paket« von Dezember befaßte sich ausdrücklich mit Fragen der Transparenz. Die Kommission möchte jedoch darauf hinweisen, daß viele andere der vor kurzem ergriffenen Maßnahmen ebenfalls mittelbar oder unmittelbar zu einer größeren Transparenz beitragen. In diesem Zusammenhang wären zu nennen:- das »Follow-up«-Dokument der Kommission zum Sutherland-Bericht (SEK(92) 2277), das eine Reihe von Maßnahmen enthält, mit deren Hilfe die Verwaltung des Binnenmarktes für Firmen, Großverbände und Verbraucher transparenter werden soll;- der von der Kommission vorgeschlagene weitere Ausbau der Euro-Info-Zentren soll den Zugang der Unternehmen zu Gemeinschaftsinformationen verbessern und wird ebenfalls die Transparenz erhöhen;- Arbeiten an der Verwaltungsvereinfachung für die Gemeinschaftspolitiken zugunsten der Unternehmen und im Bereich der Landwirtschaft.Die Kommission hat mit großem Interesse von den Bemühungen anderer Organe im Bereich der Transparenz Kenntnis genommen und unterstützt diese voll und ganz. So stellte sie mit Befriedigung fest, daß der Rat damit begonnen hat, die Beschlüsse von Edinburgh über den Zugang zu den Arbeiten des Rates und zu Informationen über seine Rolle und seine Entscheidungen zügig in die Praxis umzusetzen. Die Kommission ist bereit, zur Verwirklichung der Beschlüsse von Edinburgh über die Erleichterung des Zugangs zum Gemeinschaftsrecht ihren Beitrag zu leisten.Das Europäische Parlament ist seiner Natur nach der Öffentlichkeit gegenüber aufgeschlossen. Die Kommission erwartet mit Interesse die Ergebnisse der gegenwärtigen Diskussionen über Transparenzfragen sowie über die Informationspolitik der Europäischen Gemeinschaft insgesamt. Der Europäische Rat von Birmingham bekräftigte, daß die nationalen Parlamente mehr an der Tätigkeit der Gemeinschaft beteiligt werden sollten. Nach Auffassung der Kommission ändert dies nichts an der entscheidenden Rolle des Europäischen Parlaments innerhalb der Gemeinschaft.3. AkteneinsichtZur spezifischen Frage des Zugangs zu den Dokumenten hat die Kommission in ihrer Mitteilung vom 5. Mai 1993 (KOM(93) 191 endg.)(2)ABl. Nr. C 156 vom 8. 6. 1993 S. 5. vorgeschlagen, die Akteneinsicht grundsätzlich zu gewähren, jedoch mit einigen Ausnahmen. Sie betrachtet diesen Grundsatz als wesentliche Voraussetzung für die Verwirklichung der Transparenz, d. h. um die Organe zugänglicher zu machen und den Dialog zu fördern. Sie hat eine Reihe von Mindestanforderungen und Grundprinzipien für die Einführung einer Politik des Zugangs zu Dokumenten vorgeschlagen. Die Kommission forderte die anderen Organe auf, daran mitzuarbeiten. Nach ihren Vorstellungen könnte diese die Form einer interinstitutionellen Vereinbarung haben. Für den Zugang zu Dokumenten sollen die folgenden Leitprinzipien gelten, die die Kommission hier erneut bekräftigen möchte:- die bisherigen offenen Beziehungen zwischen den Gemeinschaftsorganen und den Bürgern müssen verstärkt werden;- zusätzliche Aktionen hätten dann die größte Wirkung, wenn sie von allen betroffenen Organen gemeinsam unternommen würden; dabei sind die besondere Rolle jedes Organs und seine jeweiligen Arbeitspraktiken zu berücksichtigen;- es muß das richtige Gleichgewicht zwischen den Interessen einer verstärkten Öffnung und Transparenz und anderen Erfordernissen wie dem Schutz öffentlicher und privater Interessen und der Gewährleistung der reibungslosen und effizienten Arbeit der Organe gefunden werden.Auf dieser Grundlage hat die Kommission ihre Analyse der einschlägigen Politiken anderer Verwaltungen sowie der einschlägigen Bestimmungen des Gemeinschaftsrechts durchgeführt (siehe die vergleichende Erhebung im Anhang zu KOM(93) 191 endg.).Nach Auffassung der Kommission sollte nach einer Einigung über die Grundprinzipien und die Mindestanforderungen geprüft werden, in welcher Form diese Grundsätze in die Praxis umzusetzen sind. Ferner müßte die Notwendigkeit eines Beschwerdeverfahrens geprüft werden. Dieses könnte die Überprüfung der geltenden gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften über Verschlußsachen erforderlich machen. Überdies wären einige administrative und organisatorische Veränderungen bei den Organen erforderlich. Ferner wären detailliertere Anweisungen für die Bediensteten über diese Politik erforderlich.Diesen Überlegungen folgend hat die Kommission Grundprinzipien und Voraussetzungen für den Zugang zu Dokumenten ausgearbeitet, die mit den anderen Organen abgestimmt werden sollen. Diese zusätzlichen Elemente sind in Anhang II enthalten.4. ÖffentlichkeitsarbeitDie Kommission ist sich dessen bewußt, daß der Prozeß der europäischen Einigung und insbesondere die Durchführung des Unionsvertrags sowie die Erweiterung der Gemeinschaft nur erfolgreich sein können, wenn sie von den Bürgern mitgetragen werden.Den Mitgliedstaaten kommt in der Gemeinschaft eine besonders wichtige Rolle zu, da sie die Gemeinschaftspolitik umsetzen. In Anbetracht dieser Bedeutung fordert die Kommission die Mitgliedstaaten auf, weitere Schritte zu unternehmen, um die Transparenz bei der Umsetzung der Gemeinschaftspolitiken auf nationaler Ebene zu verstärken.Für ihre eigene Arbeit betrachtet es die Kommission als vorrangig, ihre Tätigkeit besser zu erläutern und die Gemeinschaft dem Bürger näherzubringen. Sie ist der Auffassung, daß es nicht so sehr darum geht, die bestehenden Instrumente verstärkt einzusetzen, sondern diese mehr gezielt und koordiniert einzusetzen, um die Öffentlichkeit besser zu unterrichten und den Dialog mit den Bürgern und ihre Beteiligung effizient zu fördern.Sie hat daher eine Reihe von Maßnahmen in Angriff genommen, die eine größere Öffnung und Transparenz in ihren Beziehungen mit der Öffentlichkeit zum Ziel haben. Diese werden in Anhang III näher erläutert.Angesichts der Struktur der Europäischen Gemeinschaft ist die Kommission der Auffassung, daß alle relevanten Gemeinschaftsorgane, Behörden der Mitgliedstaaten und sonstige Stellen zu einer transparenteren Gestaltung der Gemeinschaftspolitiken beitragen können. Eine transparente Gemeinschaft könnte besser erreicht werden durch konzertierte Aktionen seitens der verschiedenen Behörden und Organisationen. Dabei ist es wichtig, daß die Partner auf diesem Gebiet ihre Rolle spielen und zusammenarbeiten.Die Kommission fordert daher die anderen Organe sowie die nationalen, regionalen und lokalen Behörden und Nicht-Regierungorganisationen auf, mit Blick auf dieses Ziel zusammenzuarbeiten. Nach Auffassung der Kommission könnten die positiven Erfahrungen bei der Bewußtseinsbildung zur Vollendung des Binnenmarktes genützt werden, um durch die besondere Betonung spezifischer Ziele und Themen eine größere Öffnung zu erreichen. Die Kommission sollte hier enger mit dem Europäischen Parlament zusammenarbeiten. Sie ist bereit, Schritte zu unternehmen, um solche gemeinsamen Themen, bei denen die künftige Arbeit der verschiedenen Partner ansetzen könnte, zu ermitteln. Zu diesem Zweck wird ein Rund-Tisch-Gespräch veranstaltet.Die Vertretungen der Gemeinschaftsorgane in den Mitgliedstaaten können eine führende Rolle bei der Förderung der Umsetzung der gemeinsamen Vereinbarungen spielen. Sie werden Schritte unternehmen, um Relais-Partnerschaften mit lokalen Stellen und Berufsverbänden, die bereit sind, mit dafür Sorge zu tragen, daß die Gemeinschaftspolitiken mehr ins Zentrum des Bewußtseins gerückt werden, zu fördern.5. SchlußfolgerungenDie Verwirklichung einer Politik der Transparenz ist für alle Gemeinschaftsorgane von Bedeutung. Die Kommission wird diese Maßnahmen im Rahmen der budgetären Möglichkeiten umsetzen. Sie ist sich jedoch darüber im klaren, daß wahrscheinlich zusätzliche Mittel zu ihrer Verwirklichung erforderlich sind.Anhang IStand der Durchführung der Maßnahmen im Bereich der Transparenz und der Interessengruppen (Dezember 1992)I. EinleitungAm 2. Dezember 1992 hat die Kommission zwei sich ergänzende Mitteilungen über die Transparenz und über die Interessengruppen angenommen.Ziel der Mitteilung über die Transparenz ist es, die Diskussion über den Beitrag, den die Kommission zu einer offeneren Gemeinschaft leisten kann, in Gang zu bringen. Sie wendet sich daher insbesondere an diejenigen Personen in der Gemeinschaft, die die Gemeinschaftspolitik mit Interesse verfolgen.Die Mitteilung über die Interessengruppen soll die Grundlagen für einen offenen und strukturierten Dialog zwischen der Kommission und den Interessengruppen schaffen.Die in den beiden Mitteilungen vorgesehenen Maßnahmen werden bereits verwirklicht. Dieser Anhang enthält weitere Einzelheiten über die schon erreichten beträchtlichen Fortschritte.II. Transparenz1. Im Zusammenhang mit der Mitteilung über die Transparenz bei der Arbeit der Kommission wurden mehrere Aktionen bereits durchgeführt oder befinden sich noch in der Ausführung.2. Die folgenden Maßnahmen wurden bereits verwirklicht:- wöchentliche Veröffentlichungen der Listen von »KOM«-Dokumenten mit allgemeinen Themen im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften;- Aufnahme von Dokumenten in die »KOM«-Kategorie, die zwar für die Öffentlichkeit von Interesse, jedoch mehr fachbezogen sind und bisher als nicht automatisch veröffentlichte »SEK«-Dokumente geführt wurden; damit soll der Zugang zu den Informationen, die zu dieser letzteren Kategorie gehören, erleichtert werden;- Veröffentlichung des Arbeitsprogramms und des Legislativprogramms im Amtsblatt, um die von der Kommission geplanten Aktionen besser bekanntzumachen;- Angabe der geplanten Vorschläge, die möglicherweise Anlaß zu einer erweiterten Diskussion geben können, im Legislativprogramm;- Veröffentlichung der Liste der Themen, über die im Laufe des Jahres 1993 Grün- bzw. Weißbücher ausgearbeitet werden, im Legislativprogramm;- Veröffentlichung von Initiativen im Bereich der Kodifizierung des Gemeinschaftsrechts im Legislativprogramm;- Annahme einer Mitteilung an die anderen Organe über den Zugang der Öffentlichkeit zu den im Besitz der Gemeinschaftsorgane befindlichen Dokumenten durch die Kommission am 5. Mai 1993;- Ausarbeitung eines interinstitutionellen Handbuchs, das einen detaillierten Organisationsplan der Organe enthält.3. Schließlich werden mit Blick auf eine größere Beteiligung an der Vorbereitung der Entscheidungen und Vorschläge der Kommission und insbesondere auf die Konsultation der betroffenen Parteien die in der Mitteilung vorgesehenen Notifizierungsverfahren (Veröffentlichung einer kurzen Zusammenfassung der Initiative mit Angabe einer Antwortfrist im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, Teil C) verstärkt.4. Weitere Aktionen im Bereich der Weitergabe der Informationen sind von der Kommission bereits durchgeführt worden oder sind noch im Gange. Die Kommission hatte sich verpflichtet, ihre bestehenden Datenbasen besser bekanntzumachen und hat ihre Dienststellen beauftragt, im Bereich der Informationsverbreitung weitere spezifische Verbesserungen vorzuschlagen.Die hier unternommenen Aktionen betreffen:- Werbung für die bestehenden Datenbasen und deren weitere Verbreitung;- Verbesserung des bestehenden Systems der Informationsrelais und tägliche Übermittlung von Informationen an die Vertretungen und gewisse Delegationen der Kommission.Darüber hinaus ist gegenwärtig eine Aktion im Gange mit dem Ziel, die Verteilung des monatlichen Bulletins und des Gesamtberichts zu verbessern. Diese amtlichen Referenzveröffentlichungen, die in neun Sprachen herausgegeben werden, beschreiben systematisch die verschiedenen Etappen der Entscheidungsverfahren nach Maßgabe der in Ausarbeitung befindlichen Dossiers mit Hinweisen auf das Amtsblatt, KOM-Dokumente und sonstige verfügbare Dokumente und geben so einen allgemeinen Überblick über die Tätigkeit der Gemeinschaft.5. Die Kommission hat ein Programm zur Konsolidierung der verschiedenen gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften ausgearbeitet und fordert die anderen Organe auf, sich an dieser Arbeit zu beteiligen. Für die Kodifizierung des Gemeinschaftsrechts werden gegenwärtig vorrangige Bereiche erörtert. Damit kommt die Gemeinschaft den in Edinburgh eingegangenen Verpflichtungen nach. Die Prioritäten für die Kodifizierung werden im Legislativprogramm der Kommission von 1993 angegeben. Die Kommission wird dem Rat und dem Europäischen Parlament konkrete Vorschläge für ein beschleunigtes Verfahren unterbreiten, damit die Gemeinschaftsakte rasch und effizient verabschiedet werden können.6. Das Personal der Kommission wurde über die wichtigsten Aspekte der beiden Mitteilungen unterrichtet. Unter anderem wurde dem Personal eine Verwaltungsmitteilung zugesandt, in der dieses auf seine Rechte und Pflichten gemäß Titel II des Beamtenstatuts hingewiesen wird.Die Überprüfung der Verträge der Kommission mit Zeitkräften im Hinblick auf ihre Übereinstimmung mit dem Beamtenstatut ist zur Zeit im Gange.Es wurde ein Ausschuß bestehend aus dem Generalsekretär der Kommission und den Generaldirektoren der betroffenen Dienststellen geschaffen mit dem Auftrag, im Fall von Interessenkonflikten zwischen den Aktivitäten eines Kommissionsbediensteten nach dem Ausscheiden aus dem Dienst und den Verantwortlichkeiten, die er bei der Kommission wahrnahm, den Standpunkt der Kommission auszuarbeiten (Artikel 16 des Beamtenstatuts).III. InteressengruppenIm Anschluß an die Mitteilung über Interessengruppen wurden bereits Kontakte zu den Betroffenen aufgenommen, um deren Inhalt abzuklären. Die Vertreter der Interessengruppen zeigten sich insbesondere am Gedanken einer Selbstregulierung interessiert, die drei Elemente enthält: Erstellung eines Verhaltenskodex für Interessengruppen (für Gruppen mit Erwerbszweck oder nicht), der die von der Kommission genannten Mindestkriterien berücksichtigt, ein Verzeichnis der Organisationen mit Erwerbszweck und schließlich die Schaffung einer oder mehrerer Organisationen, über die die Interessengruppen mit der Kommission in Verbindung treten können. Allerdings sind von seiten der Interessengruppen bisher keine Initiativen in diesem Sinne ergriffen worden.Zur raschen Verwirklichung ihrer Politik gegenüber den Interessengruppen müssen nach Auffassung der Kommission noch vor dem Sommer einige Beratungssitzungen stattfinden, auf denen die Orientierungen der Kommission vorgestellt und der Privatsektor erneut aufgefordert wird, entsprechende Schritte zu unternehmen.Auch das Europäische Parlament bemüht sich zur Zeit um eine Neudefinition seiner Beziehungen zu den Interessengruppen. Die Kommission beabsichtigt, in enger Zusammenarbeit mit dem Europäischen Parlament vorzugehen.So ist entsprechend einer politischen Verpflichtung der Präsidenten beider Organe die Bildung einer gemeinsamen Datenbank von Kommission und Parlament vorgesehen, die sämtliche verfügbaren Informationen über diejenigen Interessengruppen enthalten soll, die mit der Kommission und dem Parlament Beziehungen unterhalten. Die Definition dieses Projekts, die von den Dienststellen der Kommission vorgenommen wird, steht kurz vor dem Abschluß. Diese Datenbank wird nicht nur den Gemeinschaftsorganen zur Verfügung stehen, sondern auch der breiten Öffentlichkeit, wobei jedes Organ die gespeicherten Daten unterschiedlich verwenden kann.In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, daß die Kommission ihrerseits damit begonnen hat, auf dieser Grundlage ein einheitliches Verzeichnis aller nicht erwerbsorientierten Organisationen zu erstellen. Die Aufnahme in dieses Verzeichnis bedeutete jedoch keinerlei offizielle Anerkennung durch die Kommission und gibt kein Recht auf Privilegien, wie etwa den bevorzugten Zugang zu Informationen und Gebäuden usw. Zweck des Verzeichnisses ist vor allem, den Beteiligten ein transparentes Hilfsmittel an die Hand zu geben. Es handelt sich somit nicht um ein System der Akkreditierung bei der Kommission.Anhang IIZugang zu DokumentenIn der Mitteilung der Kommission vom 5. Mai 1993 (KOM(93) 191 endg.) wurden die Grundprinzipien der Akteneinsicht so festgelegt, daß sie mit den Verträgen und dem Sekundärrecht vereinbar sind. Diese werden in diesem Anhang näher ausgeführt.In diesem Anhang werden diese Grundprinzipien als Diskussionsgrundlage für die Beratungen mit den anderen Organen näher ausgeführt.1. Definition des DokumentsDie Definition eines Dokuments ist entscheidend für den Zweck der Akteneinsicht.Die Kommission definiert ein Dokument als Schriftstück oder sonstigen Datenträger, auf dem sich Informationen eines Gemeinschaftsorgans oder eines anerkannten Teils eines Gemeinschaftsorgans befinden.2. Präzise Anfrage aus der ÖffentlichkeitAkteneinsicht wird aufgrund einer ausreichend präzisen schriftlichen Anfrage aus der Öffentlichkeit gewährt, sofern diese in einer Gemeinschaftssprache eingereicht wird. Die Gemeinschaftsorgane müssen jede Anfrage berücksichtigen und entscheiden, welche der in ihrem Besitz befindlichen Unterlagen gegebenenfalls zur Beantwortung der Anfrage am besten geeignet ist.3. FristenInformationsersuchen sollten so rasch wie möglich, spätestens innerhalb eines Monats beantwortet werden. Diese Frist kann um weitere vier Wochen verlängert werden, z. B. wenn Behörden oder Organe der Mitgliedstaaten, von Drittländern, dritte Parteien oder internationale Organisationen konsultiert werden müssen. Ist die Suche nach einem Dokument nach Ablauf der Frist noch nicht abgeschlossen oder muß noch die Zustimmung einer dritten Partei für die Bereitstellung der Information eingeholt werden, muß das betreffende Organ den Antragsteller über die Verzögerung unterrichten.4. Voraussetzungen für die AkteneinsichtZu ihrer Mitteilung über den Zugang der Öffentlichkeit zu den im Besitz der Gemeinschaftsorgane befindlichen Dokumenten (KOM(93) 191 endg.) schlug die Kommission vor, die Akteneinsicht mit gewissen Einschränkungen zu gewähren.Das betreffende Organ prüft jeden Antrag für sich und stellt mit der notwendigen Sorgfalt fest, ob die Akteneinsicht zulässig ist. Bezieht sich der Antrag auf ein Dokument, das der Geheimhaltung unterliegt, prüft das Organ, ob die Geheimhaltung aufrechterhalten werden muß. In Übereinstimmung mit den bestehenden Praktiken überprüft jedes Organ systematisch die Einstufung der Verschlußsachen.Ein Antrag sollte, wo dies notwendig ist, zur Wahrung der folgenden schutzwürdigen Belange abgelehnt werden:- öffentliches Interesse (öffentliche Sicherheit, internationale Beziehungen und Währungsstabilität, Schutz der Rechtspflege, Inspektionen);- Schutz des Betriebs- und Geschäftsgeheimnisses einschließlich des geistigen Eigentums;- Schutz der Persönlichkeitssphäre;- Vertraulichkeit der Daten von Finanzinstituten;- Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft.Es wird kein Zugang gewährt zu Dokumenten, die persönliche Auffassungen von Bediensteten enthalten und/oder nur zum Zweck der internen Entscheidungsfindung erstellt wurden, wie z. B. Stellungnahmen von Dienststellen. Nach erfolgtem Beschluß können die Organe Einsicht in die mit dem Beschluß zusammenhängenden Materialien gewähren.Ein Organ kann ferner ein Informationsersuchen ablehnen, wenn es dieses für unangemessen hält, d. h. wenn seine Beantwortung die Effizienz und das reibungslose Funktionieren des Organs beeinträchtigen würde.5. Dokumente mit Informationen aus SekundärquellenNach den gegenwärtig geltenden Regeln behalten als geheim eingestufte Dokumente aus Mitgliedstaaten oder anderen Gemeinschaftsorganen ihre Einstufung. Dokumente aus anderen Quellen werden erforderlichenfalls von dem Organ entsprechend eingestuft. Anträge auf Einsicht in ein aus einer Sekundärquelle stammendes Dokument werden an diese weitergeleitet.Von Gemeinschaftsorganen erstellte Dokumente enthalten oft Informationen aus den Mitgliedstaaten oder anderen Gemeinschaftsorganen, die der Geheimhaltung unterliegen. Gegenwärtig steht es dem Verfasser des Dokuments eines Organs anheim, ob das betreffende Dokument als geheim eingestuft wird. Bei dieser Entscheidung kann der Verfasser nur dann von der Sicherheitseinstufung der Sekundärquelle abweichen, wenn die Information als solche nicht der entsprechenden Sekundärquelle zuzuordnen ist, wenn sie bereits Gemeingut geworden ist und/oder der Urheber der Aufhebung des Geheimschutzes zustimmt.Die oben beschriebene bisherige Praxis in der Gemeinschaft scheint angemessen und könnte daher weiter angewendet werden.6. SprachenDie Antwort auf einen Antrag erfolgt in der vom Antragsteller verwendeten Sprache, sofern es sich um eine Amtssprache der Gemeinschaft handelt. Das von dem Organ erstellte Dokument wird in der angeforderten Sprache geliefert. Andere im Auftrag des Organs erstellte Dokumente, wie etwa Studien, werden in der Sprache geliefert, in der sie bestehen. Dabei werden soweit wie möglich die Wünsche des Antragstellers berücksichtigt.7. KostenDie Gemeinschaftsorgane können für die Bereitstellung von Dokumenten Gebühren erheben. Diese dürfen jedoch einen zumutbaren Betrag nicht übersteigen. Jedes Gemeinschaftsorgan wird prüfen, wie Fälle zu behandeln sind, in denen bei geringen Gebühren die Einziehungskosten höher sind als der Ertrag.8. Form der bereitgestellten DokumenteDie Bereitstellung der Dokumente erfolgt entweder durch Zusendung einer vollständigen Ablichtung, einer Zusammenfassung oder eines Auszugs oder durch persönliche Akteneinsicht. Bei der Entscheidung über die geeignetste Methode sind, soweit möglich, die Wünsche des Antragstellers zu berücksichtigen.9. AusschüsseBei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben werden die Kommission und die übrigen Gemeinschaftsorgane von einer Reihe von Ausschüssen unterstützt. Jedes Gemeinschaftsorgan könnte gegebenenfalls eine Liste der Ausschüsse erstellen, deren Unterlagen auf Antrag eingesehen werden können. Dieses Recht würde jedoch durch die obenerwähnten Ausnahmen eingeschränkt.10. DatenbasenInformationen, die in Datenbasen gespeichert sind, werden zur Verfügung gestellt, sofern der Antrag nicht die Erstellung neuer Computerprogramme zur Aussortierung der Daten erfordert und die bestehenden Informationen mit Hilfe von Routineoperationen verfügbar gemacht werden können. Der gegenwärtige Zugriff auf die Gebührenbasis wird davon nicht betroffen.11. OrganisationsfragenIm weiteren Verlauf muß eine Reihe von Beschlüssen gefaßt werden über die Art und Weise, in der diese Praxis von den Gemeinschaftsorganen gehandhabt wird (Kosten, Gebühren, Organisation, Verwaltung, Einrichtung von Leseräumen usw.).Anhang IIIÖffnung und Transparenz im Verhältnis zur breiten ÖffentlichkeitDie Kommission wird die folgenden zusätzlichen Schritte unternehmen, um dem Bürger ihre Arbeit besser verständlich zu machen. Diese zielen nicht darauf ab, mehr Informationen bereitzustellen, sondern sie in einer Weise verfügbar zu machen, die einen leichten Zugang in benutzerfreundlicher Form am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt gewährleistet.Die folgenden Elemente im Zusammenhang mit Aspekten der Öffnung und Transparenz gegenüber der breiten Öffentlichkeit stellen direkt oder indirekt eine Verstärkung der bestehenden Praxis der Kommission dar.Verhältnis zu den MedienEin gutes Verhältnis zu den Medien ist die erste Voraussetzung für eine größere Bürgernähe. Im heutigen Europa und angesichts des Status der Gemeinschaft in der Welt macht dies einen ohne Unterbrechung verfügbaren und den höchsten beruflichen Anforderungen genügenden Pressedienst notwendig. Die Kommission wird die erforderlichen Mittel und Einrichtungen bereitstellen, die gewährleisten, daß für Anfragen aus Presse, Radio und Fernsehen rund um die Uhr ein Informationsdienst bereitsteht.Persönliche KontakteDie Medien bleiben zwar weiterhin der wichtigste Kanal für die Kommunikation zwischen der Gemeinschaft und ihren Bürgern, doch muß die Kommission auch in der Lage sein, auf individuelle Informationsersuchen jeder Art rasch und effizient zu antworten. Dabei kommt der Behandlung von Anrufen, Briefen und persönlichen Kontakten zwischen Bürgern und der Kommission einschließlich der Kontakte mit den Kommissionsdienststellen und den Kommissionsvertretungen in den Mitgliedstaaten erste Priorität zu.Die der Öffentlichkeit zugänglichen Datenbasen der Kommission müssen weiter bekanntgemacht und benutzerfreundlicher gestaltet werden. Zur Erleichterung des Zugangs zu Informationsdiensten wie dem elektronischen Katalog des Amts für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften müssen diese vermehrt über öffentliche Systeme wie MINITEL oder BTX in Anspruch genommen werden können.Sobald ein neues Konzept für das Verhältnis zur Presse und für die Öffentlichkeitsarbeit abgeschlossen ist, werden Schritte unternommen, um dieses gemeinschaftsweit bekanntzumachen.Ausbildung und ImageDie Kommission unternimmt Schritte, um aktiv sicherzustellen, daß Öffnung und die Bürgernähe als Teil ihrer politischen Kultur betrachtet werden. Diese Initiativen schließen eine besondere Schulung des Personals und eine Überprüfung der Informationspolitik und der Veröffentlichungen ein.NetworkingAuch ein dynamisches und professionelles Konzept für die Öffentlichkeitsarbeit muß, wenn die Kommission die Bürger in den Regionen besser ansprechen soll, auf bestehenden Erfahrungen im Bereich des »information networking« aufbauen. Zu diesen Erfahrungen gehört z. B. auch das Projekt der Euro-Info-Zentren, die der Wirtschaft gemeinschaftsrelevante Informationen vermitteln.Hier werden Vertretungen der Kommission eine führende Rolle bei der Förderung von Relais-Partnerschaften mit lokalen Organisationen und Berufsverbänden spielen, die bereit sind, mit der Kommission zusammenzuarbeiten und das Bewußtsein um die Ziele und die Arbeitsweise der Gemeinschaft zu stärken. Die Kommission unternimmt Schritte, um die interne Koordinierung der Verwaltung und die Ausdehnung dieser Relais-Initiativen zu verstärken.ErgebnisbewertungDie Bewertung der Wirksamkeit und des Nutzens der Informations- und Kommunikationstätigkeiten wird durch die angemessene Nutzung von Instrumenten wie Eurobarometer erleichtert. Der Follow-up kann dann einen klaren Hinweis auf die Wirksamkeit der Initiativen der Kommission und anderer Organe mit dem Ziel einer größeren Bürgernähe geben.

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