Das Hinweisgeberschutzgesetz – Strenges Meldeverfahren und Fachkundenachweis

Im Finanzbereich gelten schon seit Jahren Vorgaben zum Hinweisgeberschutz. Doch die bestehenden Meldesysteme müssen zukünftig mit den neuen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes in Einklang gebracht werden.

Nach zähem Ringen zwischen Bundestag und Bundesrat ist am 11. Mai 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz final verabschiedet worden. Es verpflichtet Unternehmen interne Meldestellen zu betreiben, bei denen Beschäftigte Missstände melden können. Das Gesetz wird voraussichtlich Ende Juni 2023 in Kraft treten.

Alle Unternehmen und alle öffentlichen Stellen mit mindestens 50 Beschäftigten müssen den neuen Hinweisgeberschutz beachten. Daneben sind eine Reihe von Unternehmen unabhängig von ihrer Beschäftigtenanzahl betroffen (u.a. Banken, Wertpapierhandelshäuser, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Versicherer).

Im Zentrum steht die Pflicht zum Betreiben einer internen Hinweisgeberstelle. Als Meldekanal für die Beschäftigten kann z.B. eine telefonische Hotline, eine Post- oder E-Mail-Adresse sowie ein elektronisch betriebenes Hinweisgebersystem dienen.

Von besonderer Bedeutung ist die Wahrung der Vertraulichkeit im Meldeverfahren. Mitarbeiter von Meldestellen müssen dafür sorgen, dass die Identität der hinweisgebenden Personen und in der Meldung genannte Personen nur ihnen selbst bekannt wird.

Auch anonyme Meldungen müssen grundsätzlich angenommen und bearbeitet werden. Dies ergibt sich zwar nicht explizit aus dem Hinweisgeberschutzgesetz, dennoch gilt für Unternehmen im Finanzbereich eine defacto Bearbeitungspflicht. Grund hierfür ist, dass zur Vermeidung und Aufdeckung von Verstößen angemessene Maßnahmen zu ergreifen sind. Hierzu gehört insbesondere die Auswertung aller eingehenden Hinweise.

Geht eine Meldung ein, so muss ein fristgebundenes Verfahren eingehalten werden. Dabei ist der Eingang zu bestätigen und spätestens nach drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Der Sachverhalt ist zeitnah zu prüfen und Folgemaßnahmen (z.B. interne Untersuchungen) sind zu ergreifen. Nach Abschluss des Verfahrens ist der Vorgang drei Jahre aufzubewahren.

Neben einer internen Meldung haben Hinweisgeber auch die Möglichkeit einen Verstoß bei einer externen Meldestelle zu melden (u.a. bei der BaFin).

Im Finanzbereich gelten schon seit Jahren Vorgaben zum Hinweisgeberschutz – etwa für die Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz, siehe § 6 Absatz 5 GwG. Aus diesem Grund enthält das Hinweisgeberschutzgesetz eine Aufzählung bereits bestehender Meldesysteme für Verstöße. Diese bereits eingerichteten Meldesysteme sollen nicht abgeschafft werden, sondern mit ihrer jeweiligen Sonderzuständigkeit weiterhin bestehen bleiben. Doch die bestehenden Meldesysteme müssen zukünftig mit den neuen Vorgaben in Einklang gebracht werden. Dies betrifft insbesondere den Verfahrensablauf, die Beachtung neuer Fristen und den Nachweis der Fachkunde der Meldestellenmitarbeiter.

Das Hinweisgeberschutzgesetz enthält strenge Vorgaben bzgl. der Arbeit der internen Hinweisgeberstelle. Die Mitarbeiter der Meldestelle müssen zum einen in der Lage sein, zu prüfen, ob der gemeldete Verstoß auch nach dem Hinweisgeberschutzgesetz meldefähig ist. Zum anderen müssen auch die hohen Anforderungen an die vertrauliche Behandlung der Meldung erfüllt werden. Schließlich wird auch erwartet, dass die Meldestelle in der Lage ist, die notwendigen Folgemaßnahmen durchzuführen, wie insbesondere die Einleitung von internen Untersuchungen.

Um die hierfür notwendige Qualifikation sicherzustellen, besteht eine Ausbildungs- bzw. Fortbildungspflicht. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Meldestellenmitarbeiter über die notwendige Fachkunde verfügen. Die Fachkunde sollte über entsprechende Qualifikationsnachweise dokumentiert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Fachkunde (insbesondere im Rahmen der Jahresabschlussprüfung) prüfungsfest nachgewiesen werden kann. Qualifikationsnachweise können insbesondere durch Schulungen erworben werden, z.B. durch Online-Kurse. Fortbildungen, die eine Überprüfung des vermittelten Wissens nachweisen (z.B. durch Abschlusstest), gelten dabei als deutlich aussagekräftiger.

Die Anforderung der notwendigen Fachkunde bezieht sich auf alle Mitarbeitenden der Meldestelle. Dies sind mindestens zwei Personen (Meldestellenmitarbeitende und mindestens ein Stellvertreter). Nur auf diese Weise kann die ununterbrochene Funktionsfähigkeit der Meldestelle sichergestellt werden (z.B. bei Urlaub oder Krankheit).

Fazit: Finanzunternehmen verfügen bereits über Hinweisgebermeldestellen, müssen diese aber an die neuen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes anpassen. Dabei darf die Qualifizierung der Meldestellenmitarbeiter nicht vergessen werden. Deren Fachkunde ist durch geeignete Schulungsmaßnahmen nachzuweisen.

Robert Kilian