Gibt es etwas Neues zur Aufbewahrungsdauer von Bewerberdaten?

Dr. Carlo Piltz Chefredakteur Datenschutz-Berater

Die kurze Antwort: meines Wissens nicht. Damit könnte ich das Editorial bereits an dieser Stelle beenden. Dennoch ist die datenschutzrechtliche Beantwortung dieser Frage in der Praxis ein Dauerbrenner. Wie lange dürfen datenverarbeitende Stellen Dokumente und Unterlagen aus Bewerbungsverfahren aufbewahren, nachdem eine Auswahlentscheidung getroffen wurde? Wann dürfen bzw. müssen also die Daten von erfolglosen Bewerbern gelöscht werden? Die DSGVO kennt hierauf, bekanntermaßen, keine genaue Antwort. Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO gibt vor, dass der Verantwortliche verpflichtet ist, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Aber wann sind die personenbezogenen Daten von abgelehnten Bewerbern „nicht mehr notwendig“?

In der Praxis versucht man sich an verschiedensten Vorgaben aus dem Arbeitsrecht entlang zu hangeln. Oft wird auf § 21 Abs. 5 Satz 1 AGG verwiesen. Danach muss ein Anspruch wegen Benachteiligung innerhalb einer Frist von zwei Monaten geltend gemacht werden. Zumeist wird auf diese zwei Monate noch ein Sicherheitspuffer von einem Monat aufgeschlagen. Also wäre man bei einer „Notwendigkeit“ der Speicherung von 3 Monaten ab Ablehnung. Nach Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO muss der Verantwortliche zudem über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Daue informieren. Man muss also gegenüber den Bewerbern Farbe bekennen. Aber wie spezifisch muss diese Information erfolgen? Genügt eine allgemeine Beschreibung oder, wie oft von den Aufsichtsbehörden gefordert, muss eine genaue Speicherdauer angegeben werden?

Oft bietet es sich, bei offenen bzw. ungeklärten Fragen im Datenschutzrecht an, einmal zu schauen, wie die Aufsichtsbehörden mit dem Thema umgehen. Überspitzt formuliert: muss ein Verantwortlicher „besser“ oder „schlauer“ sein, als eine Aufsichtsbehörde? In der nachfolgen Tabelle habe ich eine kurze Übersicht zu den Angaben hinsichtlich der Speicherdauer von Bewerbungsunterlagen im Fall der Ablehnung von Bewerbern einiger Aufsichtsbehörden erstellt. Das Ergebnis überrascht (oder vielleicht auch nicht?)

Es zeigt sich: auch die Aufsichtsbehörden scheinen uneins bei der Antwort auf die Frage, wie lange personenbezogene Daten abgelehnter Bewerber aufbewahrt werden dürfen.

In diesem Sinne und mit einem leichten Schmunzeln, wünsche ich Ihnen für dieses Heft eine anregende Lektüre.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr

Dr. Carlo Piltz