Fax ungeeignet für Übermittlung (besonderer) personenbezogener Daten
von Sebastian Voitzsch, Münster
Personalakten gehören nicht auf das Fax!
Die Datenschutzbeauftragte des Landes Bremen hat sich kritisch zu Faxsendungen im Zusammenhang mit der DSGVO geäußert. Insbesondere vertritt sie die Auffassung, dass das Versenden von personenbezogenen Daten besonderer Kategorien (dazu gehören besonders schutzwürdige Daten, wie z.B. Gesundheitsdaten, Daten über die Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft etc.) mittels Fax unzulässig ist.
Zur Begründung weist sie darauf hin, dass Faxe inzwischen nicht mehr auf „klassischen Telefonleitungen“, die unmittelbar von „A nach B durchverbunden“ sind und nur mit größerem Aufwand bzw. direktem Zugriff auf die Leitungen abgehört werden könnten, übermittelt werden, sondern vielmehr – wie Telefongespräche auch – über das Internet per „Voice over IP“ übertragen werden. Dieser Übermittlungsweg sei anfälliger für das Abfangen vertraulicher Daten.
Hinzu kommt, dass vielerorts die alten Faxgeräte ausgemustert wurden und der Faxempfang per PC erfolgt, der die Faxe dann speichert und als eMail an den Empfänger sendet. Eine eMail sei aber mangels entsprechender Schutzvorkehrung am ehesten mit einer Postkarte vergleichbar, die an jeder Zwischenstation von jedem gelesen werden könne.
Insbesondere besondere Kategorien personenbezogener Daten, die einen erhöhten Schutz verlangen, könnten damit per Fax nicht DSGVO-konform übermittelt werden. Indes gelten die angesprochenen Probleme für jegliche personenbezogene Daten, sodass zweifelhaft erscheint, ob solche Daten überhaupt noch per Fax übermittelt werden dürfen.
Als Alternative werden verschlüsselte (!) Mails oder im Zweifel die gute alte Briefpost vorgeschlagen – letztere dürfte häufig aus Zeitgründen ausscheiden.
Vor dem Versand jeglicher personenbezogener Daten sollte daher stets genau geprüft werden, welche Daten enthalten sind und ob eine Übermittlung per Fax tatsächlich sinnvoll erscheint. Gerade bei Lohn- und Gehaltsdaten, im Zusammenhang mit Betriebsänderungen, Asset-Deals etc. werden regelmäßig in erheblichem Umfang Daten übermittelt, die des besonderen Schutzes bedürfen.
Sebastian Voitzsch ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht. Nach zweijähriger Tätigkeit in einer ehemaligen OLG-Kanzlei, die seine vorhandene Vorliebe für alle Bereiche der Prozessführung weiter verstärkt hat, gehört er seit 2009 zum Team der MÖNIG Wirtschaftskanzlei. Hier vertritt er die Bereiche (Insolvenz-)Arbeits- und Prozessrecht. Da der beste Prozess, der ist, der nicht geführt werden muss, berät und vertritt er Mandanten auch ohne bzw. zur Vermeidung gerichtlicher Auseinandersetzungen.
